Efter først at have været omkring fundamentet for din kommunikation og i de seneste indlæg fremhævet en række sproglige virkemidler er dagens indlæg et lille pusterum inden nye fokusområder. Du får her et par fif til din mailkommunikation.

Du har sikkert selv en stopfyldt indbakke, som du har intentioner om at rydde op i, når du får tid – men det får du bare aldrig. Overvej derfor om den mail, du skriver, overhovedet skal af sted. Er det hurtigere (og/eller) bedre at kommunikere ad andre kanaler? Hive fat i vedkommende? Ringe? Eller måske vente med at viderebringe informationen til senere? Er det en mail, du skriver, blot for at få det ud af dit eget system og fra din to-do-liste – eller er den relevant for modtageren? Igen – hav din modtager og dit formål for øje.

Kom til sagen!

Når du så har besluttet, at mailen er det eneste rigtige, er det vigtigt, at du kommer til sagen med det samme og skriver det vigtigste først. Mange skimmer blot deres mails – især, hvis de er lange. Så frem med budskabet, så det ikke er noget, modtager skal lede efter.

Vær høflig

Du har sikkert oplevet, at en mail, du sendte, blev misforstået. Tolket på en anden måde end det var din hensigt. Sådan er det ofte med mailkommunikation. Det, du skriver, virker nemt hårdere, mere kontant og mere kort for hovedet, end hvis du talte med din modtager. Og ja, du skal formulere dig kort og præcist i en mail. Så for at undgå, at din kortfattethed misforstås, skal du sørge for at være høflig. Ikke (nødvendigvis) personlig, men høflig. Som et minimum i starten og slutningen af mailen. Få hils ordentligt på – og sagt pænt farvel eller på gensyn. Den evige diskussion i den sammenhæng er, om man skriver “hej” eller “kære”, når modtageren er én, man ikke kender – gør det, du selv finder naturligt.

Call-to-action

Det nok vigtigste fif om mailkommunikation er, at du skal komme med en handlingsanvisning til din modtager, så hun ved, hvad det er, du ønsker, hun skal gøre.

Og sørg så for at lave lidt luft i din mail. Lav afsnit. Helst ikke mere end nogle få linjer ad gangen. Skriv ikke bare ud i en smøre, da det så bliver umuligt at overskue teksten. Husk, at den skal kunne skimmes. Suppler eventuelt med punktopstillinger. Og marker måske endda det vigtigste.

Det var dagens fif. Har du mod på at sende mig en mail, er adressen louise@kommid.dk. Jeg ser frem til at høre fra dig…