Pep dit autosvar op, inden du går på ferie

Når ferien står lige for døren, betyder det enten, at din indbakke i løbet af den næste tid vil blive fyldt med det ene kedelige autosvar efter det andet (hvis du skal arbejde), eller at du selv skal have koblet et autosvar til (hvis du er så heldig at have ferie).

Men hvem har sagt, at autosvar skal være kedelige? Hvem har sagt, at standard er godt? Hvorfor ikke gøre lidt ekstra ud af dit autosvar og sæt et lille smil på din modtagers læber, når du går på ferie? Sommerferie, påskeferie, forlænget weekend, eller hvis du tager på kursus et par dage – pep dit autosvar op!

Du kan gøre det ganske kort, som:
Det er påske, og jeg er på jagt efter påskeæg med børnene indtil den 2/4.
Jeg vender tilbage til dig hurtigst muligt.
God påske!

Eller lidt længere:
Jeg holder påskeferie i et sommerhus langt ud på landet i kolde Danmark. Jeg har valgt at lade mine elektroniske tidsrøvere blive hjemme, og i stedet bruge nogle dage på at læse en bog, gå en tur og samle sten ved stranden. Det betyder også, at når jeg så vender tilbage den 5/8, er der fart over feltet, og du vil få svar hurtigst muligt.
God sommer til dig! 

Eller du kan tænke på din stakkels modtager, der åbenbart arbejder:
Sommeren er endelig kommet til Danmark, og det betyder, at det er tid til ferie. Jeg håber, også du får tid til et par fridage… Selv er jeg væk indtil den 5/8, men jeg ser frem til at skrives ved til den tid.

God sommer!

En anden mulighed kan være:
Det er tid til påskefrokost og påskeæg, og det er en oplagt mulighed til at holde et par dage fri. Dét har jeg valgt at gøre, men jeg er tilbage allerede den 2/4. Vi skrives ved – og god påske til dig!

Eller tilføj lidt ekstra og fortæl modtageren, hvor der er hjælp at hente:
Jeg holder sommerferie til d. 5/8, så her er nogle forslag til, hvad du kan give dig til, mens du venter på, at jeg kommer tilbage:
1) Få gratis kommunikationsfif ved at besøge vores blog. Selvom vi holder ferie, er der masser at komme efter i gemmerne – det tør jeg godt garantere!
2) Se den her sjove video med et reklamestunt på et torv et eller andet sted i Belgien
3) Se maling tørre (hvis du er virkelig desperat)…

Hvis det haster, kan du springe de tre punkter over og skrive til min søde kollega [mailadresse], der med garanti vil gøre sit bedste for at hjælpe dig.
God sommer!

Hvordan lyder dit autosvar? Eller hvad er det mest kreative autosvar, du har fået? Smid det endelig i en kommentar herunder, så andre kan blive inspirerede…

Og så er der kun tilbage at sige; GOD FERIE!

15. dec – Mailkommunikation

Efter først at have været omkring fundamentet for din kommunikation og i de seneste indlæg fremhævet en række sproglige virkemidler er dagens indlæg et lille pusterum inden nye fokusområder. Du får her et par fif til din mailkommunikation.

Du har sikkert selv en stopfyldt indbakke, som du har intentioner om at rydde op i, når du får tid – men det får du bare aldrig. Overvej derfor om den mail, du skriver, overhovedet skal af sted. Er det hurtigere (og/eller) bedre at kommunikere ad andre kanaler? Hive fat i vedkommende? Ringe? Eller måske vente med at viderebringe informationen til senere? Er det en mail, du skriver, blot for at få det ud af dit eget system og fra din to-do-liste – eller er den relevant for modtageren? Igen – hav din modtager og dit formål for øje.

Kom til sagen!

Når du så har besluttet, at mailen er det eneste rigtige, er det vigtigt, at du kommer til sagen med det samme og skriver det vigtigste først. Mange skimmer blot deres mails – især, hvis de er lange. Så frem med budskabet, så det ikke er noget, modtager skal lede efter.

Vær høflig

Du har sikkert oplevet, at en mail, du sendte, blev misforstået. Tolket på en anden måde end det var din hensigt. Sådan er det ofte med mailkommunikation. Det, du skriver, virker nemt hårdere, mere kontant og mere kort for hovedet, end hvis du talte med din modtager. Og ja, du skal formulere dig kort og præcist i en mail. Så for at undgå, at din kortfattethed misforstås, skal du sørge for at være høflig. Ikke (nødvendigvis) personlig, men høflig. Som et minimum i starten og slutningen af mailen. Få hils ordentligt på – og sagt pænt farvel eller på gensyn. Den evige diskussion i den sammenhæng er, om man skriver “hej” eller “kære”, når modtageren er én, man ikke kender – gør det, du selv finder naturligt.

Call-to-action

Det nok vigtigste fif om mailkommunikation er, at du skal komme med en handlingsanvisning til din modtager, så hun ved, hvad det er, du ønsker, hun skal gøre.

Og sørg så for at lave lidt luft i din mail. Lav afsnit. Helst ikke mere end nogle få linjer ad gangen. Skriv ikke bare ud i en smøre, da det så bliver umuligt at overskue teksten. Husk, at den skal kunne skimmes. Suppler eventuelt med punktopstillinger. Og marker måske endda det vigtigste.

Det var dagens fif. Har du mod på at sende mig en mail, er adressen louise@kommid.dk. Jeg ser frem til at høre fra dig…